Elk binnenkomend boek of object passeert eerst langs het atelier voordat het een plekje krijgt in de magazijnen. Hierbij wordt elk boek voorzien van een zuurvrij strookje papier of een volledig zuurvrije kaft met daarop het inventarisnummer en de barcode. Regelmatig zitten er meer fragiele, zeer waardevolle of speciale al dan niet unieke boekbanden tussen die iets meer aandacht nodig hebben. Deze boekbanden vormen een uitdaging als het gaat om goede bewaring voor de toekomst. Voor deze objecten – die vaak niet de vorm van het traditionele boek volgen – wordt een zuurvrije kartonnen foedraal of doos op maat gemaakt. Afhankelijk van de vereisten en de gebruikte materialen van het object kunnen deze verpakkingen verschillende vormen aannemen.
De bibliofiele uitgave van De schoonheid van een total loss (1993) van Tom Lanoye, bijvoorbeeld, heeft een rubberen boekband met vier sluitringen en een grote metalen nagel. Om dit object te beschermen werd een map van dik zuurvrij papier gemaakt dichtgeknoopt met een katoenen lint.
Voor Maten en gewichten (1994), dat in een juten tasje zit, werd een foedraal op maat gemaakt. Dit beschermt het object tegen stof en vuil en zorgt ervoor dat het staand bewaard kan worden in het magazijn.
Dan hebben we nog de Monstertrilogie (1997-2002) die bewaard wordt in een flightcase. Omdat deze koffer (één van slechts zeven exemplaren) deel uitmaakt van het kunstobject, werd er een passende doos gemaakt als extra bescherming en waar de koffer eenvoudig uitgehaald kan worden.
Een ander opmerkelijk object dat een tijd geleden onze deuren binnenkwam: de luxe-editie Sir Anthony van Dijck sinds 1973 ter gelegenheid van het 50-jarige bestaan van het restaurant Sir Anthony van Dijck. Deze doos bevat naast een kookboek en een prent ook een fles koffielikeur en twee glazen weckpotten met perengelei en pickles. Het opnemen van zo’n stuk in de bibliotheekcollectie brengt een aantal vragen met zich mee, want voedingsmiddelen en vloeistoffen vormen een gevaar voor de algemene collectie. Toch maken deze voorwerpen deel uit van dit collectiestuk en moet er overwogen worden hoe we dit gaan bewaren. Hoe ver kunnen we gaan met ingrijpen zonder de integriteit van het object teveel aan te tasten? Voedsel zal uiteindelijk bederven: bewaren dan of niet? Weckpotten hebben een rubberen ring die na verloop van tijd zal verduren: vervangen dan of niet? Flessen met vloeistof kunnen lekken of kapotbreken: weggieten dan of niet? Daarnaast kunnen voedingsmiddelen insecten en andere ongewenste dieren aantrekken, wat tot nog meer schade kan leiden.
Na overleg met de collectievormers en conservatoren werd de keuze gemaakt: de collectie wordt deels uit elkaar gehaald. Het kookboek en de prent worden in de originele doos bewaard. De fles koffielikeur en de weckpotten worden uit de doos gehaald en apart in speciaal op maat gemaakte dozen verpakt en staand bewaard. De voedingsmiddelen worden dan wel uit de originele doos gehaald, maar door het gemeenschappelijke inventarisnummer blijven de voorwerpen - zowel fysiek als digitaal in de catalogus - met elkaar verbonden. Deze objecten worden nu op een apart rek in het magazijn bewaard bij andere speciale collectiestukken die op regelmatige basis gecontroleerd worden.
Terwijl de objecten in de magazijnen hun plek vinden, blijft de vraag naar de juiste balans tussen de correcte bewaring en integriteit altijd een uitdaging. Maar met elke beslissing, hoe complex ook, proberen we het object zo goed mogelijk te bewaren voor de toekomst. En zo blijven er elke dag bijzondere boeken en objecten komen die onze zorg en aandacht vereisen.
